Comment dompter la paperasse!
Faites du ménage! C'est certainement la première étape. Après tout, il faut faire de la place si on veut continuer d'accumuler d'autres documents… au cas où ! Publicités, magazines, articles et duplicata s'empilent un peu partout en attendant de redevenir peut-être utiles un jour. Si vous n'y avez pas touché depuis plus d'un an, il y a de forte chance que vous n'y touchiez plus jamais. De plus, l'information est probablement dépassée! Le bac à recyclage sera certainement heureux de votre grande générosité à son égard.
Rendez-vous la tâche facile! Plus il est facile de ranger nos documents, plus nous courrons la chance de le faire! Selon Julie Morgenstern, organisatrice professionnelle, 90% des bureaux sont aménagés avec la crédence derrière le bureau de travail et les filières de l'autre côté de la pièce. Faciliter vous la tâche en inversant l'emplacement de ces deux pièces de mobilier. De cette façon, vous aurez le maximum de dossiers à votre porté et vous courrez la chance de diminuer le nombre de piles sur votre bureau…
Assigner une "maison" à chacun de vos documents. Ne laissez pas vos papiers sans abris! Si vous n'avez pas déterminé à l'avance un endroit précis pour chaque type de documents, ils se retrouveront, sans aucun doute, en pile sur le coin de votre bureau en attendant que vous vous en occupiez lorsque cela adonnera… ce qui n'arrivera probablement pas de si tôt! En plus de créer de la pollution visuel, c'est papiers non classés encombreront votre esprit et diminueront votre efficacité.
Utiliser des dossiers de couleurs! Ajouter un peu de piquant à votre vie de bureau: utilisez des dossiers de couleurs ! En assignant à chaque catégorie de documents une couleur spécifique, vous retrouverez plus facilement ceux-ci lorsque vous avez plusieurs dossiers ensemble. Dans mon cas, mes fournisseurs (comptes payables) sont classés dans des dossiers rouges alors que mes clients (ou comptes recevables) sont classés dans des dossiers jaunes. À la fin du mois, il y a une certaine satisfaction à voir une plus grosse pile jaune que rouge.
Utiliser une étiqueteuse électronique. Aussi incroyable que cela puisse paraître, le simple fait d'utiliser une étiqueteuse électronique pour identifier les dossiers nous permet de retrouver ceux-ci plus rapidement et plus efficacement. Tant que nous n'utilisons pas cet outil, nous ne pouvons nous imaginer la différence que cela peut faire! Utilisez, idéalement, des lettres noires sur fond blanc afin de faciliter la lecture.
Je ne recommande pas de faire des étiquettes sur ordinateur car c'est trop d'ouvrage et le but est de se faciliter la tâche.
J'utilise personnellement l'étiqueteuse Brother PT-1280. Elle est très facile d'utilisation et est disponible à un coût abordable.
Bonus: Truc pour économisez 15% d'espace plancher. Savez-vous qu'en utilisant des filières dont les dossiers sont classés d'avant à arrière plutôt que de gauche à droite, vous pouvez ranger environ 15% plus de dossiers dans le pi² de plancher? C'est un pensez-y bien lorsque l'on est un peu à l'étroit.
