Êtes-vous coupable de ces péchés? (partie 2)
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6. Délégation inefficace
Difficile de déléguer, n'est-ce pas?
On craint parfois que cela ne nous emmène encore plus de travail. Ou encore, on se dit que cela prendra moins de temps faire le tout soi-même au lieu de l'enseigner à quelqu'un d'autre. En réalité, il s'agit là d'une vision à court terme.
Pour déléguer efficacement, il faut:
a. Déterminer précisément ce que l'on délègue;
b. Clarifier les résultats attendus et les responsabilités de chacun;
c. Établir un temps limite.
Une délégation efficace sera profitable à la fois pour vous et pour la personne à qui vous déléguez la tâche.
7. Bureau encombré/objets perdus
Un bureau encombré nous fait perdre du temps à chercher des documents en plus de réduire notre productivité due à la pollution visuelle.
Combattez ce fléau en cinq étapes:
a. Décidez de faire le ménage!
b. Séparez les papiers ou objets en trois catégories: à jeter, à garder comme référence, à prendre action.
c. Jetez ce qui est dans la pile "à jeter" si vous ne l'avez pas déjà fait!
d. Rangez ce qui est identifié comme référence. Il est interdit de ranger dans une pile! Vous devez avoir des chemises, classeurs, tablettes, etc. bien identifiés.
e. S'il vous faut prendre action, faites-le tout de suite. Vous serez surpris du peu de temps que cela vous a pris par rapport à ce que vous estimiez!
8. Procrastination/ manque d'auto-discipline
Des livres complets ont été écrits pour expliquer comment combattre la procrastination!
On peut, cependant, s'entendre pour dire qu'il y a trois étapes principales:
a. Reconnaître que l'on procrastine!
b. Trouver pourquoi (la tâche est désagréable, la tâche semble insurmontable, etc.)
c. Se botter le derrière! Pour se faire, on peut utiliser différents artifices: demander à quelqu'un de vérifier si on a accomplit la tâche, se donner une récompense, identifier les conséquences négatives à ne pas compléter la tâche, etc.
9. Incapacité de dire "non"
J'ai déjà traité de ce sujet dans mon InfoLettre d'octobre 2008.
Pour apprendre à dire "non", il faut d'abord se reconnaître le droit de le dire. De plus, il faut comprendre que personne ne sera gagnant si vous dites "oui" alors que vous devriez dire le contraire. Dans votre cas, vous augmenterez votre stress et diminuerez votre productivité et dans le cas de la personne qui vous a demandé votre aide, elle n'aura pas droit à toutes vos capacités et vos talents.
10. Les réunions
Comment traiter la réunionite aiguë si on doit absolument faire une réunion?
a. Avoir des objectifs clairs pour la rencontre;
b. Fournir un ordre du jour à l'avance;
c. Identifier ce qui doit être accompli avant la réunion et par qui;
d. Lors de la réunion, assigner immédiatement les tâches qui devront être accomplies par les participants;
e. Respecter l'horaire prévu.
